Stand: Juni 2018

Akt/Akte:
Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Dokumente, die bei Verwaltungs- oder Geschäftstätigkeiten anfallen. Akten können in einem Aktenheft (Faszikel), einem Aktenbund (Volumen) oder einem Aktenpaket (Konvolut) zusammengefasst sein.

Aktenplan/Ablageplan:
Eine vorausschauend angelegte und gegliederte Regelung zur systematischen Ordnung und Schriftgutverwaltung (records management/Aktenführung) von Unterlagen aus der Registratur.

Akzession:

  • Zugang von Registraturgut ins Archiv;
  • Gesamtheit der zu einem bestimmten Zeitpunkt übernommenen archivwürdigen Unterlagen einer Provenienzstelle

Archiv, als Begriff:
Das Wort Archiv leitet sich vom alt.gr. archeíon (Amtsgebäude) ab bzw. lat. archivum („Aktenschrank“).

  • Institution, die im Auftrag ihres Trägers Archivgut sammelt und verwahrt
  • Gebäude bzw. Standort
  • Summe eines historisch gewachsenen Bestandes (meist Unikate)
  • Bewahrt das administrative und kulturelle Erbe
  • auf Dauer eingerichteter Gedächtnisspeicher
  • Bestand ordnet sich meist in einer Tektonik
  • Zum Zweck der Rechtssicherheit, Forschung und Dokumentation

Archive haben drei Hauptaufgaben: Bewahren, Erschließen, Vermitteln

Archivalien (siehe auch Bestandskategorien)
Unspezifische Bezeichnung für Einzelstücke von Archivgut.
Einzahl: die Archivalie (AT) oder das Archivale (DE)

archivalisch:
Das Archivgut bzw. die Archivalien betreffend

Archivar, historisches Berufsbild:
Archivare verwahrten die ihnen anvertrauten Urkunden und Bücher, später auch Akten und hielten sie in Ordnung. Sie waren vielfach studierte Juristen und Verwaltungsbeamte bzw. Historiker.
(siehe auch Kodex ethischer Grundsätze für Archivarinnen und Archivare)

ArchivarInnen, Aufgaben:

  • Übernehmen, Bewerten, Erfassen: auch Verbesserung des Bewertungs- und Skartierungsverfahrens
  • Ordnen, Verzeichnen, Erschließen: Erstellung von Findmittel bzw. Bestandsübersichten, genormte Titelaufnahmen, Entwicklung neuer Klassifikationsschemen
  • Bewahren, Bestandserhaltung: Bedarfsfeststellung und Maßnahmenumsetzung zum dauerhaften Erhalt von Archivgut, Behebung von Schäden verursacht durch inadäquate Lagerung, Brand, Feuchtigkeit, Schimmel- und Insektenbefall mit Unterstützung von RestauratorInnen und spezialisierten Firmen
  • Sicherungs- und Ersatzverfilmung: Beauftragung von SpezialistInnen zur Herstellen einer Zweitüberlieferung z.B. auf Mikrofilm/Mikrofiche, durch Digitalisierung mithilfe reprografischer Verfahren (hochaufgelöst einscannen oder fotografieren) oder Herstellung von Faksimile
  • Beratung und Recherche: ForscherInnenbetreuung, Wissenschaftliche Auswertung in Form von z.B. Publikationen
  • Öffentlichkeitsarbeit: Darstellung gegenüber dem Archivträger und dessen Einrichtungen, Darstellung des Archivs in der Öffentlichkeit, Medienauftritte, Aktivitäten, Ausbau des Serviceangebotes, Zusammenarbeit mit z.B. Schulen, Universitäten und Museen, Gestaltung von Schauvitrinen, Ausstellungen, Symposien und Tagungen

archivarisch:
Den Archivar oder die Archivarin als Person betreffend

Archivarten:

  • Staatsarchive, Behördenarchive
  • Kommunalarchive
  • Stadtarchive
  • Herrschafts- und Familienarchive
  • Kirchliche Archive
  • Universitätsarchive
  • Archive wissenschaftlicher Einrichtungen
  • Wirtschaftsarchive, Firmenarchive
  • Archive von Parteien, Vereinen und Körperschaften
  • Archive für Literatur, Kunst und Wissenschaft
  • Presse-, Rundfunk- und Filmarchive
  • Privatarchive

ArchivbenützerInnen:
Benützer von Archivgut, welche nicht dem jeweiligen Archiv angehören, z.B. SchülerInnen, Studierende, KuratorInnen, ForscherInnen, WissenschaftlerInnen, Geschichts-, Kunst- und Kulturinteressierte.

Archivieren:
Sachgemäße Aufbewahrung und Nutzbarmachung von Archivgut durch Bewertung, Übernahme, Ordnung, Erfassung, Erschließung, Verwahrung und Bereitstellung.

archivisch:
Das Archiv als Institution betreffend.

Archivgesetz(e) und archivrelevante Gesetze in Österreich:

Archivgut:
Im Archiv verwahrte Unterlagen (von öffentlichen Stellen, natürlichen oder juristischen Personen) mit Merkmalen der Archivwürdigkeit, Einmaligkeit, dem historischen Wert und der relevanten Provenienz; dazu zählt auch vom Archiv gesammeltes Dokumentationsmaterial. In der Regel entspricht die Menge 2-3% der abzugebenden Unterlagen einer Provenienzstelle.

Archivgut, eingeschränkte Nutzung (vgl. Österr. Bundesarchivgesetz § 9. (4)):
Die Nutzung von Archivgut ist einzuschränken oder zu versagen, wenn

  1. das Archivgut dadurch gefährdet wird,
  2. ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand verursacht wird,
  3. die Aufgaben des Archivs […] erschwert werden,
  4. eine Vereinbarung mit dem Eigentümer des betreffenden Archivgutes oder eine testamentarische Verfügung oder Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes entgegenstehen,
  5. der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder Reproduktionen hinlänglich erreicht werden kann oder
  6. das Archivgut wegen gleichzeitiger anderweitiger Nutzung nicht verfügbar ist.

Archivregister:
Laut Bundesarchivgesetz ist das Österreichische Staatsarchiv (ÖStA) zur Führung eines öffentlich verfügbaren Archivregisters verpflichtet. Für die Richtigkeit und Aktualität der dort angegebenen Informationen ist jedes Archiv selbst verantwortlich.

Archivsperre (siehe Schutzfrist)

Archivwürdigkeit:
Ein wesentliches Kriterium bei der Auswahl von zukünftigem Archivgut. Archivwürdig sind Unterlagen, die einen bleibenden Wert haben für Rechtssicherheit, Verwaltung, Wissenschaft und Forschung (historisch, künstlerisch, kulturgeschichtlich).
Bewertungsgrundlagen für die Archivwürdigkeit von Unterlagen sind u.a. die Überlieferungslage, Schließung von Dokumentationslücken, Entstehungszeit, Entstehungsart, Inhalt, federführende Bearbeitung (z.B. durch berühmte Persönlichkeiten) und Mitwirkung an wichtigen Vorgängen.

Ausfertigung:
Als Ausfertigung bezeichnet man die unterschriebene und eventuell mit Stempel oder Siegel gekennzeichnete Version der Reinschrift, welche an den Adressaten versandt wurde.

Autograph(en):
Eigenhändig verfasstes Schriftstück

Belegexemplar:
Exemplar einer Veröffentlichung, das dem Archiv von einem Benutzer gemäß der Benutzungsordnung (z.B. als Verwendungsnachweis, Recht auf Gegendarstellung) übermittelt wird.

Benützer/Benutzer:
Person, die Archivgut zu einem bestimmten Forschungsthema einsieht und auswertet.

Benutzungsordnung:
Regelt die Zuständigkeit, Funktion und Aufgaben des Archivs und beinhaltet Richtlinien zur Benutzung sowie Verhaltensregeln innerhalb der Archivräumlichkeiten.

Bestandserhaltung:
Gesamtkonzeption von Maßnahmen, die dem vorbeugenden Schutz und der Sicherung des Erhaltungszustandes des Archivgutes bzw. der Wiederinstandsetzung beschädigten Archivguts dienen. Dies beinhaltet den Schutz vor chemischen, biologischen und physikalischen Einwirkungen, fachgerechte Lagerbedingungen sowie die Sicherstellung der räumlichen Infrastruktur (abgedunkelter Raum, niedrige Temperatur, stabile Luftfeuchtigkeit). Gegebenenfalls sind Maßnahmen wie Restaurierarbeiten oder Digitalisierung durch reprografische Verfahren zu ergreifen.

Bestandskategorien

  • Schriftdokumente: Urkunden, Akten, Amtsbücher/Geschäftsbücher/Kanzleibücher, Autographen, Manuskripte, Briefe, neu: elektronische Publikationen und Textdateien
  • Audiovisuelle Dokumente: Filme, Videobänder, Schallplatten, Tonbänder, CDs, DVDs, neu: Audio- und Videodateien
  • Bilddokumente: Gemälde, Originalgrafiken, Druckgrafiken, Karten, Fotografien, Plakate, Pläne, neu: Bilddateien und hochaufgelöste Scans
  • Findmittel: Indexbücher/Indices, Register, Bestandskataloge

Bewertung
Überprüfung von archivwürdigen Unterlagen aus dem angebotenen Registraturgut oder andere Unterlagen für die Übernahme ins Archiv und der Skartierung von nicht-archivwürdigen Unterlagen.

Digitalisierung:
Beschreibt die Umwandlung analoger Formate in digitale und beinhaltet Arbeitsprozesse wie Einscannen und elektronisches Erschließen und Verzeichnen.

Denkmalschutzgesetz:
Regelt den Schutz von Denkmälern aufgrund ihrer historischen, künstlerischen oder sonstigen Bedeutung vor Zerstörung, Veränderung und widerrechtlichen Verbringung ins Ausland. Ausfuhrgenehmigungen können beim Bundesdenkmalamt bzw. für Archivalien beim Staatsarchiv beantragt werden.

Dokumentation:
Aufbereitung von thematisch zusammengehörigen Dokumenten, welche im Auftrag des Trägers gesammelt werden.

DMS – Dokumentenmanagementsysteme:
Computerunterstützte Systeme, die de Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten zuverlässig sicher stellen.

Druckschriften:
Jahresberichte, Annalen, Gesetzes- und Verordnungsblätter, Amtskalender, Telefonbücher

Dossierprinzip (siehe Ordnungsprinzipien)

ELAK – elektronischer Akt:
Der ELAK ist ein bundesweites System der elektronischen Aktenverarbeitung in Österreich und ist eine der bedeutendsten E-Government-Entwicklungen für Verwaltungsabläufe und die Kommunikation zwischen Behörden, Ämtern, den Dienststellen der Verwaltung und der Wirtschaft.
Vorteile: verkürzte Bearbeitungszeit, Abläufe können parallel und standardisiert durchgeführt werden, Recherchen werden direkt vom Arbeitsplatz aus gemacht, der Arbeitsprozess ist transparent

EBLIDA – European Bureau of Library, Information and Documentation Associations

Erschließung:
Ordnung, Verzeichnung und Auffindbarmachung von Unterlagen unter Anwendung bestimmter Richtlinien (z.B. ISAD(G)).

Faksimile:
Das Wort Faksimile leitet sich aus dem lat. fac simile („mache es ähnlich“) ab und ist eine originalgetreue Reproduktion eines Dokuments mithilfe reprografischer Verfahren (Scannen, Fotografieren, Plotten, Drucken).

Findmittel/Findbuch/Findbehelf:
Verzeichnisse und Bestandsübersichten für das Verständnis, die Nutzung und Auswertung von Archivgut, z.B. Indices (Einzahl: Index), Register, Nachschlagewerke, Bestandslisten, Datenbanken

ICA – International Council of Archives (Internationaler Archivrat)

ISAD(G) – International Standard of Archival Description (General):
Leitfaden für die methodische Erschließung von Unterlagen in ihrem Provenienzzusammenhang. Ist unabhängig vom Medium universell anwendbar und bildet eine Tektonik von oben nach unten. Folgende Angaben sind verpflichtend anzugeben: Signatur, Titel, Provenienzstelle, Laufzeit, Umfang und Verzeichnungsstufe.

Kodex ethischer Grundsätze für Archivarinnen und Archivare:
Wurde 1996 anlässlich des Internationalen Archivkongresses in Peking beschlossen.

Konzept:
Meist handschriftlicher Erstentwurf eines Schriftstückes mit Gesprächs- und Protokollnotizen. In weiterer Folge wird eine Reinschrift erstellt.

Laufmeter/laufender Meter:
Ist eine nicht normierte Maßeinheit von Archivgut und entspricht etwa einem Regalmeter.

Matrikel/Matrikelblätter/Matrikelbücher:
Sind amtliche bzw. von öffentlichen Stellen erstellte Personenverzeichnisse. Im österreichischen Hochschulwesen werden historische Matrikel auch „Nationale“ genannt (= Einschreibedokumente der Studierenden).

Metadaten:
Metadaten sind „Daten über Daten“ und dienen zur Identifikation von meist elektronischen Dokumenten. Sie beinhalten u.a. Informationen über Herkunft, Entstehungszusammenhang, beteiligte Personen und Aktualität.

Nachlass:
Hinterlassenschaft einer natürlichen Person, die aus deren privater, gesellschaftlicher, künstlerisch-literarischer und dienstlicher Tätigkeit hervorgegangen ist und die ein Archiv gemäß seinem Zweck als Schenkung, Ankauf oder Dauerleihgabe übernimmt. Z.B.: Briefe, Tagebücher, wissenschaftliche und schriftstellerische Manuskripte, Lebensdokumente, Sammlungen (Fotos, Kunstwerke, Architekturpläne, Karten, etc.).

ÖGDI – Österreichische Gesellschaft für Dokumentation und Information

Ordnung:
Analyse der vorgefundenen Ordnung, Aufbau der Gliederung, Einordnung der Einheiten

Ordnungsprinzipien:

  • Provenienzprinzip (=Herkunftsprinzip): Bestand wird übernommen, ohne ihn zu verändern. Die Ordnung spiegelt den Entstehungs- und Wirkungszusammenhang wider.
    • Registraturprinzip: Leitet sich vom Provenienzprinzip ab. Sofern diese sinnvoll erscheint, wird die ursprüngliche Ordnung beibehalten.
  • Pertinenzprinzip (von lat. pertinere = betreffen): Archivgut wird thematisch nach Sachgruppen geordnet, ohne Rücksicht auf die Provenienzstelle zu nehmen. Rückschlüsse über den ursprünglichen Entstehungszusammenhang gehen hierbei jedoch unwiderruflich verloren.
  • Dossierprinzip: Mischform zwischen Provenienz- und Pertinenzprinzip. Der Bestand bleibt erhalten und wird in sich in Sachgruppen geordnet.

Pertinenzprinzip (siehe Ordnungsprinzipien)

Provenienzprinzip (siehe Ordnungsprinzipien)

Provenienzstelle:
Organisationseinheit, Dienststelle oder Person, die dem Archiv Unterlagen anzubieten hat oder Unterlagen abgibt; Erzeuger von Unterlagen.

Raumklima:
wird mit einem Hygrometer gemessen, Schwankungen in Temperatur und Luftfeuchtigkeit gering halten, zur Regulierung Luftbe- bzw. entfeuchter verwenden.

  • Papier, Pergament 16-20°C und 40-60% relative Luftfeuchtigkeit
  • Fotografien 16-20°C und 30-35% relative Luftfeuchtigkeit
  • Dias, Ektachrome, Negative 13°C und 25-30% relative Luftfeuchtigkeit
  • Schallplatten, Tonbänder 25°C und unter 60% relative Luftfeuchtigkeit

Reinschrift:
Auf Grundlage des Konzeptes erstellte der Kanzleischreiber eine Reinschrift, welche in späterer Folge unterzeichnet und eventuell mit einem Siegel versehen wurde. Das fertige Dokument, welches an den Adressaten entsendet wurde, nennt man Ausfertigung.

Registratur/Ablage:

  1. Hilfsabteilung einer Verwaltungsdienststelle, die die für den laufenden Betrieb noch benötigten Unterlagen geordnet verwaltet und bei Bedarf zur Verfügung stellt
  2. Schriftgutbestand (Registraturgut)

Registraturprinzip (siehe Ordnungsprinzipien)

Reprografische Verfahren
Sind Verfahren der lichttechnischen Wiedergabe in bleibender Form, dazu gehören beispielsweise das Scannen, Kopieren und Ausdrucken.

Retrokonversion:
Erfassung und Umwandlung von hand- oder maschinschriftlichen Findmitteln in digitale Formen, meist Datenbanken.

Schutzverfilmung/Sicherungsverfilmung:
Methode zur Herstellung von Reproduktionen zum Schutz von besonders empfindlichem Material, wo nach der Digitalisierung/Verfilmung nur noch die Ersatzmedien (Mikrofilm, Mikrofiche, Digitalisat) für die Benutzung zu Verfügung stehen.

Schutzfrist (auch Archivsperre oder Sperrfrist):
Archivgesetzlich bestimmte Frist (lt. Bundesarchivgesetz 30 Jahre nach der letzten Bearbeitung), innerhalb welcher Archivgut für die allgemeine Benützung gesperrt und somit nicht zur Benutzung verfügbar ist.

Siegel/Siegelkunde/Sphragistik:
Neben Erkennungszeichen und Verschlussmittel hauptsächlich wichtigste Beglaubigungsform für schriftliche Rechtshandlungen. Mit Vorkommen, Form und Bedeutung befasst sich die Siegelkunde (Sphragistik).

Signatur:
Eine Signatur dient der eindeutigen Kennzeichnung und/oder Verstandortung von Archivalien und besteht meist aus einer Kombination aus Buchstaben und Zahlen.

Skartierung:
In Deutschland als Kassation bezeichnet, beschreibt die Vernichtung von nicht archivwürdigen Unterlagen.

Sperrfrist (siehe Schutzfrist)

Tektonik:
Ordnung des Gesamtbestandes eines Archives durch Gliederung und Reihung in Gruppen oder Archivabteilungen.
BESTAND – (Teilbestand) – SERIE – AKT – SCHRIFTSTÜCK
Beispiel: Verwaltungsakten der ehemaligen k. k. Kunstgewerbeschule Wien – Jahr 1938 – Bewerbungen zum Hilfslehrer – einzelnes Bewerbungsschreiben

Thesaurus:
Alphabetisch und systematisch geordnetes Verzeichnis von Wörtern und eines bestimmten Anwendungsbereiches.

Unterlagen (siehe Bestandskategorien)

Urheberrecht:

    • Regelt die Urheber- und Werknutzungsrechte an einem Werk der Literatur, Tonkunst, bildenden Kunst. Die Geltungsdauer der Werknutzungsrechte ist mit 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers festgesetzt.
    • Vervielfältigung zum eigenen Gebrauch (ohne Zustimmung des Urhebers) auf Papier oder einem ähnlichen Träger ist gestattet
    • Archive dürfen eine Sicherungskopie ihrer Werke erstellen, diese aber nicht zur selben Zeit wie das Original verleihen/ausstellen.
    • Archivierungskopie von veröffentlichten, aber nicht erschienenen oder vergriffenen Werken
    • Vervielfältigung auf digitale Träger ist erlaubt, wenn damit kein un/mittelbarer wirtschaftlicher oder kommerzieller Zweck verfolgt wird.
    • Vervielfältigung ganzer Bücher ist nur mit Zustimmung des Urhebers möglich, außer es wird abgeschrieben/abgetippt, ist vergriffen oder noch nicht erschienen.
    • Vervielfältigung für Dritte:
      • Einzelstücke, unentgeltlich, zum eigenen Gebrauch
      • Einzelstücke, entgeltlich, mit Hilfe reprografischer Verfahren
      • Für Objekte, Hinweis auf Rechte des Archivs, Verwendungsgebühr

Urkunde(n):
Unter Beachtung bestimmter Formen der Textgestaltung und Beglaubigung mit Siegel angefertigte Schriftstücke über Rechtshandlungen oder rechtliche Tatbestände.

VÖA – Verband der österreichischen Archivarinnen und Archivare

Wappen/Wappenkunde/Heraldik:
Bezeichnet die Regeln zur Beschreibung und Gestaltung von Wappen (= Abzeichen in Form eines Schildes für eine Person oder Gemeinschaft/Land).

 

Verwendete bzw. weiterführende Literatur und Websites:

Beck, F. (2012). Die archivalischen Quellen : Mit einer Einführung in die Historischen Hilfswissenschaften (5., erw. und aktualisierte Aufl.).

Franz, E., Lux, T., & Wissenschaftliche Buchgesellschaft VerlegerIn. (2018). Einführung in die Archivkunde (9., vollständig überarbeitete und erweiterte Aufl.).

Menne-Haritz, A. (2000). Schlüsselbegriffe der Archivterminologie : Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft (3., durchgesehene Aufl.).

Reimann, Bockhorst, Höötmann, Reimann, Norbert, Bockhorst, Wolfgang, & Höötmann, Hans-Jürgen. (2014). Praktische Archivkunde : Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste – Fachrichtung Archiv (3., aktualisierte Aufl.).

http://www.archivschule.de/uploads/Forschung/ArchivwissenschaftlicheTerminologie/Terminologie.html
https://www.archivportal-d.de/info/glossar
https://www.wien.gv.at/actaproweb2/benutzung/Glossar.xhtml
https://www.ub.uni-frankfurt.de/archive/glossar.html
http://www.lwg.uni-hannover.de/w/images/8/89/Glossar_Archiv.pdf