Über „Die digitale Transformation von Archiven …“

Liebe ABIs,
liebe Kolleg*innen,
liebe Freunde und Bekannte,

die letzten drei Jahre habe ich berufsbegleitend im Bachelor-Studiengang „Information, Medien und Kommunikation“ an der FH Burgenland in Eisenstadt studiert. Besonders das letzte Studienjahr hat mir so richtig Spaß gemacht durch die gewählte Vertiefung Dokumentations- und Bibliotheksmanagement.

Meine Bachelorarbeit ist unter anderem auch Euch ABIs gewidmet, weshalb ich euch diese nicht länger vorenthalten möchte.

An dieser Stelle sei nochmals allen gedankt, die mir bei der Literaturbeschaffung während des gesamten Studiums geholfen haben, wie auch jenen, die mir mit Rat zur Seite standen.

Ich wünsche viel Vergnügen beim Lesen!

Liebe Grüße,
Nathalie

Problemstellung

Die Digitalisierung ist in unserer Gesellschaft zu einer Notwendigkeit geworden und schreitet mit einem rasanten Tempo voran. Durch die Entwicklung neuer Technologien ergeben sich für Archive neue Möglichkeiten, aber zum Teil fehlen dafür noch die Voraussetzungen. Denn für einen gelungenen Transformationsprozess sind Ressourcen notwendig. Diese beinhalten Personal, Budget, die technische Infrastruktur und mittlerweile auch Know-how. Auf der anderen Seite werden immer mehr digitale Leistungen gefordert, wie z.B. ein offener Zugang und eine Vernetzung von Wissen und der Community.

Für Archive bedeutet das, 1. neue Strategien zu entwickeln für das Sammeln digitaler Unterlagen, 2. komplexere Anforderungen an die Branchen-Software zu stellen und 3. ihre Präsenz im Internet zu verbessern mittels Online-Datenbanken. Im Zuge meiner Bachelorarbeit habe ich Archive von Bildungs- und Forschungseinrichtungen im Kontext des digitalen Wandels untersucht. Konkret ging es einerseits um die Herausforderungen für das Archivpersonal und andererseits welche Auswirkung die Erwartungen der Archivnutzenden auf die Arbeitsprozesse hat.

Methode

Meine Forschung zeigt Probleme auf, mit denen das Archivpersonal im Alltag zu tun hat. Zusätzlich geht es darum, welche Anforderungen aktuell bzw. in Zukunft an Archive in Österreich gestellt werden. Ich habe hierfür eine qualitative Forschungsmethode gewählt. Die Daten wurden erhoben mit Hilfe des problemzentrierten Interviews, wo der Leitfaden auf den Erkenntnissen aus der Literatur basiert. Befragt wurden 8 Archivar*innen aus unterschiedlichen Institutionen. Die Auswertung erfolgte durch eine zusammenfassende Inhaltsanalyse. Dabei wurden insgesamt 11 Kategorien anhand der Aussagen der Befragten gebildet.

Ergebnisse

Generell wurde ein starker Zuwachs des potenziellen Archivguts bemerkt, ebenso bei der Anzahl der Forscheranfragen. Aber es herrscht im Wesentlichen eine Ressourcenknappheit, da in den untersuchten Archiven Großteils nur 3 Vollzeitkräfte arbeiten. Zum Teil bewerkstelligen diese auch andere Aufgaben aufgrund von übergeordneten Organisationseinheiten.

Zur Gänze wurde ein fehlendes Records Management erwähnt, was unmittelbar zu Bestandslücken führt, die vielleicht gar nicht mehr gefüllt werden können. Das bedeutet, die Archive können ihren eigentlichen Zweck nicht erfüllen, nämlich die Leistungen ihrer Trägerinstitutionen zu dokumentieren. Die gesamten Bestände eines Archivs zu digitalisieren sei „das Lebenswerk mehrerer Personen“. Diese Illusion wird gar nicht mehr angestrebt. Vielmehr findet die Digitalisierung analoger Bestände auf Anfrage statt. 2 Personen haben angegeben, dass sie ab und zu externe Dienstleister für Scanarbeiten beauftragen, wenn das Budget dafür ausreicht.

1 Archiv hatte bis dato keine Möglichkeit analoges Material selbst zu digitalisieren, weil kein geeigneter Scanner vorhanden war. Das Problem bei der digitalen Langzeitarchivierung ist es, ein möglichst langlebiges Dateiformat zu wählen, dass auch zukünftig lesbar, durchsuchbar und konvertierbar bleibt. Aus Sicht der IT können nur etwa 25 Jahre bei gewissen Dateiformaten gewährleistet werden, aus Sicht des Archivs sind 25 Jahre leider nur der Tropfen auf dem heißen Stein.

Archivnutzende von heute erwarten sich eine schnelle Antwortzeiten und dass man ihnen alle Infos zu ihrem Thema liefert. Natürlich sollte alles bereits digital vorliegen. In den untersuchten Archiven finden sich zum Großteil auch historische Dokumente, die in der Deutschen Kurrentschrift verfasst wurden. Da die meisten Menschen diese Schrift nicht mehr lesen können oder nicht gut, hätten sie alles am liebsten in transkribierter Form vorliegen.

All diese Erwartungen haben unmittelbar einen Einfluss auf die Arbeitsprozesse, darunter die Erschließungstiefe, die Bestandsdigitalisierung und überhaupt den zuvor geplanten Tagesablauf, weil dieser immer wieder durch Anfragen unterbrochen wird.

2 Personen haben angegeben, dass ihr Archiv eine Online-Datenbank hat, bei 2 weiteren sind welche geplant. Die gesamten Bestände online zu stellen ist aufgrund von rechtlichen Hürden nicht möglich. Nämlich der Datenschutz, Werknutzungsrechte sowie die Schutzfrist von mindestens 30 Jahren im Archivwesen schränken das ein. Archive müssen deshalb auch immer ein Bewusstsein dafür schaffen, dass gar nicht alles online zu finden ist. Ein Teil der Befragten hatte die Sorge, dass zukünftig die Besucherzahlen zurückgehen könnten durch ein vermehrtes Onlinestellen, und ein anderer Teil hätte Angst vor zu viel Publikum auf einmal.

Fazit

Die untersuchten Archive sind relativ klein und befinden sich noch am Anfang ihrer digitalen Transformation. Generell wird der digitale Wandel als Chance gesehen, um den Zugang zu den Beständen zu verbessern, genauso wie das digitale Serviceangebot. Die Herausforderungen für das Archivpersonal sind äußerst komplex. Es bräuchte genauere Vorgaben der Trägerinstitutionen, besonders bezüglich der allgemeinen Schriftgutverwaltung. Es braucht jedenfalls Unterstützung durch IT-Abteilungen. Bezüglich der digitalen Langzeitarchivierung ist vieles noch ungeklärt, da uns hier einfach auch die Erfahrungswerte noch fehlen.

Es braucht mehr Ressourcen, um die stetig wachsenden Aufgaben und Anfragen zu meistern. Hierfür müssen die Archive aber auch mit ihren Kernaufgaben entsprechend wahrgenommen. Außerdem kommt es zu einerVeränderung des Berufsbilds. Zusätzlich zu den herkömmlichen Kenntnissen (Rechtskunde, Kurrentlesen), sind nun IT-Kompetenzen gefragt für den Umgang mit digitalen Daten und Soft Skills v.a. für die bessere interne Kommunikation. Das Archivpersonal sollte sich daher stetig weiterbilden und versuchen die neuen technischen Möglichkeiten auf die eigenen Arbeitsbereiche anzuwenden.

Beitragsbild: Image by Pexels from Pixabay 

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