Sammeln: Bestandsaufbau in Archiven und Bibliotheken

Der Bestandsaufbau bzw. das strukturierte Sammeln zählt zu den Grundaufgaben einer Informationseinrichtung und ist Teil des Bestandsmanagements. Hier gilt es den eigenen Bestand zu ergänzen, auszuweiten und zu vervollständigen.

Hilfreich dabei ist es, wenn die Institution einen Sammlungsschwerpunkt definiert hat, denn niemand kann alles sammeln. Was gesammelt wird und inwiefern, kann z.B. vom jeweiligen Träger (Bund, Land, Unternehmen) oder dem Zweck der Institution abhängen, sowie der Erwartungshaltung der jeweiligen Benützer_innen.

Auszug aus dem Leitbild der ÖNB:
„[…] erhält die Österreichische Nationalbibliothek […] Belegexemplare von allen in Österreich erschienenen Publikationen […] sowie […] alle an österreichischen Universitäten approbierten Dissertationen. […] ist weiters berechtigt, […] Webpublikationen mit Österreichbezug zu sammeln […]. Darüber hinaus […] im Ausland publizierte österreichspezifische Literatur […].“
Quelle: https://www.onb.ac.at/ueber-uns/leitbild, abgerufen 07.08.2019

Die Medienauswahl wird zusätzlich durch folgende Kriterien beeinflusst: Qualität, Aktualität, zukünftiger Wert, der vorhandene Platz und das verfügbare Budget.

Im Wesentlichen gilt bei der Sichtung und Bewertung von Neuerwerbungen: Je besser man seine Bestände kennt – also das bereits Vorhandene, desto leichter fällt die Entscheidungsfindung beim Erwerb von Neuem. Mehrfachexemplare sowie Ersatzbeschaffungen werden in Sonderfällen erworben.

Manche Bestände wachsen organisch, z.B. durch Zusendung von Belegexemplaren oder durch Abgabe von (Verwaltungs-)Akten der Registratur nach deren Aufbewahrungsfristen an das Archiv (=Akzession). Im Archivwesen gibt es bezüglich der Akzession von Aktenbeständen im Idealfall einen Ablageplan, welcher die systematische Ordnung und Schriftgutverwaltung (records management) festhält.

Überblick über unterschiedliche Erwerbsarten:

#Kauf: Im Zuge der Beschaffung von Medien, kommt es zu einem Kaufvertrag zwischen Bibliotheken und Buchhandlungen/ Verlagen/ Antiquariaten/ Auktionshäusern/ Privatpersonen. Eine Sonderform des Kaufes ist z.B. die Lizenzierung von elektronischen Medien. Oft kommt es bei besonders teuren Informations- und Wissensdatenbanken und elektronischen Zeitschriften auch zu einer kooperativen Erwerbung durch mehrere Bibliotheken (= Konsortium).

#Tausch: Der sogenannte Schriftentausch findet meist zwischen institutsähnlichen Bibliotheken und ähnlichen Einrichtungen statt, auch länderübergreifend. Getauscht werden oft Publikationen, die nicht oder nicht mehr im regulären Buchhandel zu beschaffen sind (antiquarische und Graue Literatur). Die Doubletten der einen Institution füllen die Bestandslücken der anderen.

#Schenkung: Es kann vorkommen, dass Bibliotheken, Archive und weitere Informationseinrichtungen Schenkungen z.B. von Privatpersonen, Firmen oder Verlagen erhalten. Das Aufsetzen eines Schenkungsvertrages ist ab einer gewissen Summe mittlerweile aufgrund einer gesetzlichen Regelung verpflichtend (Finanzamt). Wichtig hierbei ist, dass Schenkungen auch abgelehnt werden können.

#Pflichtstück: Die österr. Gesetzgebung, darunter Mediengesetz, Universitätsgesetzt und Archivgesetz, stellt so sicher, dass Literatur in Form von Belegexemplaren für die Nachwelt aufbewahrt wird und der Forschung zu Verfügung steht.

#Nachlass: Das Testament bzw. der letzte Wille einer Person kann beinhalten, dass gewisse Beständer an eine öffentliche Informationseinrichtung zu übergeben sind. Dies geschieht z.B. bei Nachlässen von Wissenschaftler_innen, Künstler_innen oder berühmten Persönlichkeiten. Geschieht die Übergabe noch zu Lebzeiten der Person, spricht man hier von einem Vorlass. Im Gegensatz zur Schenkung, kann ein Nachlass bzw. Vorlass nicht abgelehnt werden.

Zusammenfassung:
Der Bestandsaufbau/ die Erwerbung/ das Sammeln gehört zu den Grundaufgaben einer Informationseinrichtung. Zu beachten ist hierbei der Sammlungsschwerpunkt, das vorhandene Budget, der verfügbare Platz sowie die Erwartungen der Benützer_innen. Der Erwerb von Mehrfachexemplaren ist zu vermeiden, außer er wird gefordert. Die unterschiedlichen Erwerbsarten sind Kauf, Tausch, Schenkung, Pflichtexemplar und Nachlass.

Weiterführende Literatur und Informationsquellen:
– Lernunterlagen aus der Berufsschule sowie Berufspraktika
– Böttger, Klaus-Peter. Basiskenntnis Bibliothek, 2011 (5. Aufl.), S. 97-128
– Gantert, Klaus/Rupert Hacker. Bibliothekarisches Grundwissen, 2008 (8. Aufl.), S. 125-163
– Reimann, Norbert (Hg.). Praktische Archivkunde, 2014 (3. Aufl.), S. 115f und S. 143-167

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