Zu den vier Grundaufgaben von Archiven, Bibliotheken, Informations- und Dokumentationsstellen oder ähnlichen Einrichtungen gehören:
- das planmäßige Sammeln von Informationen oder Objekten (Archivakten, Fotografien, Plakate, Planmaterial, Literatur, audiovisuelle Medien, etc.) laut des jeweiligen Sammlungsschwerpunktes und des Leitbildes des Unternehmens oder laut Auftrag des Trägers,
- das fachgerechte Bewahren dieser Bestände (geeignete Räume, Klima, fachgerechte Verpackung und Lagersysteme, Verstandortung),
- das systematische Erschließen in Datenbanken inklusive Inventarisierungs-Standards (RDA, ISAD(G), etc.)
- und das Vermitteln bzw. die Bereitstellung von Material für die Forschung (Publikationen, Ausstellungen, Vorträge, Führungen, Digitalisierung, Online-Datenbanken).
Sammeln: Bestandsaufbau in Archiven und Bibliotheken
Der Bestandsaufbau bzw. das strukturierte Sammeln zählt zu den Grundaufgaben einer Informationseinrichtung und ist Teil des Bestandsmanagements. Hier gilt es den eigenen Bestand zu ergänzen, auszuweiten und zu vervollständigen.
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Bewahren: Bestandserhaltung in Archiven und Bibliotheken
Die fachgerechte Bestandsaufbewahrung zählt zu den vier Grundaufgaben von Informationseinrichtungen. Damit einhergehend auch die Bestandspräsentation, -pflege und -erhaltung.
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Erschließen: Das Erstellen von Bestandskatalogen
Das Erschließen von Beständen zählt zu den Grundaufgaben von Informationseinrichtungen, wie Archiven und Bibliotheken, und ist die Voraussetzung für das Benutzen dieser Bestände.
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Vermitteln: Das Zurverfügungstellen von Medien und Informationen
Die Bestandsvermittlung zählt zu den Grundaufgaben von Informationseinrichtungen wie Archiven und Bibliotheken. Darunter fallen z.B. die Bekanntmachung der eigenen Aufgaben und des Leistungs- und Bestandsangebotes. Die Öffentlichkeit soll wissen, was Archive und Bibliotheken tun und wozu sie dienen.
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Bestandsordnung: der kleine Unterschied
Je nach Art der Informationseinrichtung und je nach Art der Bestände, kann die Ordnung und Aufstellung von Medien variieren. Ob Freihand- oder Magazinaufstellung oder Ausleih- und Präsenzbestände, ob alphabetisch, mechanisch oder chronologisch, die Wahl hängt immer von der Funktionalität der Institution und dem Umgang mit den Beständen ab.
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