Archivwesen kompakt

Was ist ein Archiv?

Archiv = Institution, die im Auftrag ihres Trägers archivwürdige Unterlagen (zwischen 2-5% potenzieller Unterlagen, die nicht mehr im täglichen Geschehen benötigt werden) zum Zweck der Rechtssicherheit, Verwaltung, Wissenschaft und Forschung auf Dauer aufbewahrt. Das heißt Unterlagen von historischer, politischer und kulturhistorischer Relevanz, Belege für Rechtsangelegenheiten und Verwaltungstätigkeiten sowie Aufzeichnungen berechtigter Interessen der Bevölkerung. Die Bestände bestehen meist aus Unikaten und sind daher einzigartig, wachsen organisch (z.B. jährlich kommen neue Unterlagen hinzu) und können sich in einer Bestands-Tektonik (Abbild einzelner Bestandsgruppen) hierarchisch anordnen (Neuroth, 2017, S.213f.; Wasner & Stettler, 2020, S.2).

Abb.: Beispiel einer Bestands-Tektonik anhand von Personalakten (Nathalie Feitsch, 2021).
Abb.: Beispiel einer Bestands-Tektonik anhand von Personalakten (Nathalie Feitsch, 2021).
Ein weiteres Beispiel für das Abbild einer Bestandstektonik findet sich z.B. hier WAIS – Wiener Archivinformationsystem – Tektonik

Das Wort „Archiv“ leitet sich ab aus dem Lateinischen archivum (Aktenschrank) bzw. Alt-Griechischen archeíon (Amtsgebäude). Es ist nicht einheitlich definiert und wird im Alltag unterschiedlich verwendet. Bei einem Archiv kann es sich um eine Institution handeln, um einen Aufbewahrungsort oder um den Prozess einer physischen und/oder elektronischen Ablage (Lepper & Raulff, 2016, S.1).

Archive unterliegen in Österreich, Deutschland und der Schweiz eigenen Bundes- bzw. Landesarchivgesetzen (siehe Bundesarchivgesetz Österreich). Diese regeln grundlegende Aufgaben, Schutzfristen und Nutzung von Archivgut. Das Archivpersonal muss für gewöhnlich auch weitere gesetzliche Regelungen beachten, darunter Datenschutz, Urheberrecht und Denkmalschutz (Gillner, 2018, S.13f.; Hänger, 2020, Kap.3; Wasner & Stettler, 2020, S.4).

Zielgruppen:

Personen, die Archive aufsuchen, sind z.B. interne Mitarbeiter*innen, Familienforscher*innen, wissenschaftlich Forschende aus unterschiedlichen Bereichen (Museumsmitarbeiter*innen, Journalist*innen, Historiker*innen, Buchautor*innen), aber auch Schüler*innen, Studierende, Lehrende (Herkt, 2018, S.199).

Öffentlichkeitsarbeit

Zu den Maßnahmen für die Öffentlichkeitsarbeit eines Archivs zählen z.B. Publikationen, Ausstellungen, Vorträge, Führungen, Online-Datenbanken, Social-Media-Auftritte. Federführend sind hierbei der Internationale Tag der Archive am 9. Juni wie auch der jährlich stattfindende Österreichische Archivtag mit Vorträgen, Weiterbildungs-Workshops und die Möglichkeit, sich untereinander auszutauschen.

Unterschied zu Bibliotheken:

Die Aufgaben und der Zweck eines Archivs sind gesetzlich geregelt. Nach einer Aufbewahrungspflicht werden nicht mehr benötigte und potenziell archivwürdige Unterlagen der abgebenden Stellen dem zuständigen Archiv angeboten (Anbietungspflicht), und entweder übergeben oder skartiert (= vernichtet).

Archivnutzende geben bekannt, warum sie ein bestimmtes Archiv aufsuchen (Forschungsthema) und wofür sie die gewonnenen Erkenntnisse verwenden möchten (Forschungszweck). Wenn jemand z.B. ein Buch schreibt mit Hilfe der Archivbestände, ist in der Regel ein Belegexemplar/Pflichtexemplar an das Archiv zu übergeben. Unterlagen, die dem Datenschutz (wenn betroffene Personen noch leben) oder der archivischen Schutzfrist von mind. 30 Jahren in Österreich (nach letzter inhaltlicher Bearbeitung eines Aktes) unterliegen, können in der Regel nicht beforscht werden. Bei lebenden Personen kann für die Einsicht um deren Zustimmung angesucht werden.

Berufsvereinigungen:

Arten von Archiven mit Beispielen:

Archive sind im Archivregister des Österreichischen Staatsarchivs verzeichnet.

  • Staatsarchiv (Österreichisches Staatsarchiv verwahrt Archivgut von Bundesdienststellen, z.B. der Ministerien)
  • Landesarchiv (Wiener Stadt- und Landesarchiv verwahrt Archivgut z.B. von Wiener Magistratsabteilungen)
  • Stadt- und Kommunalarchive (z.B. Stadtarchiv Graz verwahrt Unterlagen zur Grazer Stadtverwaltung)
  • Film- und Bildarchive (z.B. ORF-Archiv, Filmarchiv Austria)
  • Kirchenarchive (z.B. Diözesanarchiv Wien; generell Unterlagen zu Geburten, Heiraten und Begräbnissen)
  • Universitätsarchive (z.B. Archiv der Universität Wien; generell Unterlagen zu Studierenden, Lehrenden und Universitätsverwaltung)
  • Firmenarchive/Privatarchive/Parteiarchive, …

Etwas Archivieren

= Bewerten (Sind diese Unterlagen aufbewahrungswürdig? Warum ja/nein?),
= Übernehmen (inkl. z.B. Transport, Übernahmeliste),
= Ordnen (vorhandene Ordnung übernehmen oder eine neue schaffen?),
= Erfassen/Erschließen (inventarisieren/katalogisieren nach bestimmten Regeln z.B. ISAD(G) oder hausinterne Regeln),
= Verwahren (auf Dauer aufbewahren, z.B. mit genauer Verstandortung),
= Bereitstellen (auf Anfrage zur Verfügung stellen),
= Konservieren (bei möglichst fachgerechter Lagerung, z.B. säurefreie Umschläge, Aufbewahrungsboxen, geeignetes Klima),
= Restaurieren (etwas Beschädigtest bestmöglich durch Restaurator*innen wieder herstellen lassen)

Welche Kompetenzen brauche ich als Archivar*in?

  • Wissen über Rechtsvorschriften (Archivgesetz, DSGVO, Urheberrecht, Denkmalschutz), Wissen über Geschichte (historische Ereignisse)
  • Wissen über die Aufgaben, Leistungen und die Verwaltung des eigenen Unternehmens
  • Wissen über archivische Arbeitsprozesse (z.B. Archivierungsrichtlinien, fachgerechte Lagerung von unterschiedlichen Materialien, Maßnahmen für die Bestandssicherung)
  • IT-Kenntnisse (Umgang mit Datenbanken und Archivinformationssystemen, ggfls. Affinität bezüglich Bildbearbeitung und digitaler Langzeitarchivierung)
  • Soziale Kompetenzen (kompetente Betreuung von Archivnutzer*innen, interne und externe Kommunikation)
  • Je nach Art der Bestände ggfls. das Lesen von (alten) Schriften bzw. Handschriften (z.B. Kurrent)

Hinweis: Einzelne Passagen wurden aus meiner Bachelorarbeit mit dem Titel „Die digitale Transformation von Archiven österreichischer Bildungs- und Forschungseinrichtungen“ (2021) entnommen und teilweise für abiLehre.com überarbeitet. Entsprechende Literaturverweise sind am Ende angeführt.

Quellen:

  • Gillner, B. (2018). Offene Archive. Archive, Nutzer und Technologie im Miteinander. Archivar, 71 (1), 13-21. Abgerufen von https://www.archive.nrw.de/sites/default/files/media/files/Archivar-1_2018_0.pdf.
  • Hänger, A. (2020). Die Mühsal der Zugänglichkeit. Methodische Herausforderungen beim Aufbau virtueller Lesesäle. Zeithistorische Forschungen/Studies in Contemporary History, 17 (1), 179-189. doi: https://doi.org/10.14765/zzf.dok-1763.
  • Herkt, S. (2018). Kunst/Geschichte. Das verschränkte Archiv. In B. Reinhold & E. Kernbauer (Hrsg.), Zwischenräume, Zwischentöne (195-201). Berlin: De Gruyter.
  • Lepper, M., & Raulff, U. (2016). Idee des Archivs. In M. Lepper & U. Raulff (Hrsg.), Handbuch Archiv. Geschichte, Aufgaben, Perspektiven (1-8). Stuttgart: Metzler. doi: https://doi-org.uaccess.univie.ac.at/10.1007/978-3-476-05388-6.
  • Neuroth, H. (2017). Bibliothek, Archiv, Museum. In F. Jannidis, H. Kohle & M. Rehbein (Hrsg), Digital Humanities. Eine Einführung (213-222). Stuttgart: Metzler. doi: 10.1007/978-3-476-05446-3.
  • Wasner, C., & Stettler, N. (2020). Digitale Archivpolitik. In T. Klenk, F. Nullmeier & G. Wewer (Hrsg.), Handbuch Digitalisierung in Staat und Verwaltung. Wiesbaden: Springer. doi: https://doi.org/10.1007/978-3-658-23669-4.

Keine Lehrstelle gefunden?

In Österreich gibt es seit dem Schuljahr 2016/17 bzw. mit Juli 2017 die gesetzliche Ausbildungspflicht für alle unter 18-Jährigen, die die allgemeine Schulpflicht erfüllt haben. (Quelle: Österr. Ausbildungspflichtgesetz, § 4. (1))

Leider findet nicht jede/r gleich auf Anhieb die passende Lehrstelle oder ist sich nicht ganz sicher, welche Branche die Richtige, zumindest für die nächsten Jahre, wäre. Wie sieht jedoch der weitere Vorgang aus? Ab wann drohen die ersten Strafen?

Was ist die Ausbildungspflicht bzw. wen betrifft sie?

Im Gegensatz zahlreicher Meinungen, handelt es sich bei der Ausbildungspflicht nicht um eine Verlängerung der allgemeinen Schulpflicht. Hauptgrund für die Einführung dieser Regelung war, dass laut damaligen Schätzungen ca. 5.000 Jugendliche pro Jahr nach Abschluss der Schulpflicht keine weiterführende Schule besuchen oder eine Ausbildung, wie zum Beispiel eine Lehre, machen. Durch diesen Umstand, ist die Wahrscheinlichkeit um das Dreifache höher, im späteren Leben arbeitslos zu sein bzw. sogar um das Vierfache höher, dass diese Personen im Niedriglohnsegment tätig sein werden und kaum bis gar keine Aufstiegschancen im Beruf haben könnten. (Quelle)

Die Ausbildungspflicht betrifft alle Jugendlichen, die die allgemeine Schulpflicht (9 Schuljahre) beendet und das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Der/die Jugendliche hat die Möglichkeit, eine weiterführende Schule zu besuchen, eine Lehrausbildung oder eine sonstige Ausbildung (Praktikum) zu machen. Sollte kein Pflichtabschluss (also ein positives Abschlusszeugnis) vorhanden sein, kann durch den Besuch von Kursen zur Vorbereitung auf eine Abschlussprüfung, die Ausbildungspflicht ebenfalls erfüllt werden.

Selbstverständlich gibt es auch hier Ausnahmen. Diese wären unter anderem, wenn der/die Jugendliche Kinderbetreuungsgeld bezieht, bereits eine weiterführende Ausbildung abgeschlossen hat oder der Präsenz- bzw. Zivildienst geleistet wird. -> Weitere Gründe

Im Zweifelsfall ist es ratsam, die Koordinierungsstelle des Bundesministeriums für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Konsumentenschutz zu kontaktieren und nachzufragen.

Ich möchte eine Lehre machen, finde jedoch keine Lehrstelle

Es ist nicht immer einfach, den passenden Beruf oder in jeder Sparte eine geeignete Lehrstelle zu finden. Um trotzdem die Ausbildungspflicht zu erfüllen, gibt es eine Menge an Optionen, die der Arbeitsmarkt in Österreich bereithält. Durch diese Möglichkeiten erhält man einerseits eine (mitunter) sinnvolle Beschäftigung, hat keine Lücken im Lebenslauf und kann sich umso besser auf zukünftige Bewerbungsprozesse vorbereiten. Eine Variante wäre die sogenannte überbetriebliche Berufsausbildung.

Überbetriebliche Berufsausbildung (ÜBA)

Jugendliche können in Österreich eine sog. überbetriebliche Berufsausbildung machen. In diesem Fall findet die Lehrausbildung nicht in einem Betrieb statt, sondern bei Institutionen wie z.B. Jugend am Werk, WIFI oder unter anderem auch murad & murad – die Auswahl an Anbietern ist sehr groß. Erwähnenswert wäre jedoch, dass nicht jeder ÜBA-Anbieter auch jeden Lehrberuf anbietet.

Die Ausbildungsstellen werden über das Arbeitsmarkt Service (AMS) organisiert, da es sich um eine staatlich geförderte Maßnahme handelt, um Jugendlichen ohne Lehrstelle, die Möglichkeit einer adäquaten Ausbildung zu geben. Es gibt jedoch auch Lehrstellen, auf die man sich direkt bei den Anbietern bewerben kann – dies stellt jedoch die Ausnahme dar, weshalb eine Beratung über die zuständige AMS-Geschäftsstelle empfehlenswert ist.

Sofern ein geeigneter Beruf gefunden wurde, wird ein Ausbildungsvertrag aussgestellt. Das heißt, dass der/die Jugendliche dieselben Rechte und Pflichten hat, wie ein normaler Lehrling. Dazu zählt auch der Besuch der Berufsschule auf Grund des dualen Ausbildungssystems.

Die Lehrzeit richtet sich prinzipiell nach der jeweils gültigen Verordnung. Diese kann – je nach Vorbildung – verkürzt oder aufgrund besonderer Bedürfnisse auch verlängert werden. Das Besondere an der überbetrieblichen Berufsausbildung ist, dass die Übernahme in einen Lehrbetrieb jederzeit möglich ist. Sollte kein Betrieb gefunden werden, so kann der Lehrling die Lehrzeit bis zum Schluss bei der jeweiligen Bildungseinrichtung verbringen. Der/Die Auszubildende erhält außerdem eine Lehrlingsentschädigung.

Was passiert, wenn ich keine Lehrstelle finde und keine weiterführende Schule besuche?

In der Regel wird vier Monate nach der letzten abgeschlossen bzw. abgebrochenen Schule oder Ausbildung ein Brief durch die Koordinierungsstelle des Bundesministeriums für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Konsumentenschutz an den/die betroffene/n Jugendliche/n und dessen/deren Erziehungsberechtigten versendet. In diesem Schreiben befinden sich die Kontaktdaten der Koordinationsstellen und der Hinweis, dass jederzeit Hilfe durch das AMS oder das Jugendcoaching erfolgen kann. Gibt es keine Reaktion auf das erste Schreiben, wird in absehbarer Zeit ein weiterer Brief versendet. Erfolgt auch hierauf keine Reaktion, kann eine Strafanzeige durch die zuständigen Behörden erfolgen. Die Strafen beginnen hier bei 100 Euro und enden im Wiederholungsfall bei 1.000 Euro.

Wo finde ich weitere Informationen zu den Thenen Ausbildungspflicht, überbetriebliche Berufsausbildung,…?

Weitere und ausführliche Informationen erhältst du auf folgenden Webseiten:

FAQ: Bewerbungen schreiben? Hier sind 12 Tipps!

Über den Lehrberuf „Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/in“

AusbildungBis18.at

Häufig gestellte Fragen | AusbildungBis18.at

Überbetriebliche Berufsausbildung .at | Lehrling.at

Information über Bildungs- und Ausbildungsangebote zur Erfüllung der Ausbildungspflicht (PDF)

Ich bin mir bei der Wahl des Berufes noch unschlüssig.

In diesem Fall empfehlen wir, einen Berufsauswahltest zu machen. Unter anderem kann dieser auch online gemacht werden:

Matching | Whatchado.com

BIC.at | BerufsinformationsComputer

Berufsinteressenstest | Arbeiterkammer Oberösterreich

Lesetipp: Europa entkernt das Internet – Upload-Filter und Leistungsschutzrecht (Spiegel Online)

Vor zwei Tagen wurde im EU Parlament eine Novellierung des Urheberrechts abgesegnet. Des einen Freud, des anderen Leid. Doch was kommt tatsächlich auf uns zu? Wann werden Medieninhaber geschützt und wann beginnt wiederum Zensur?

Patrick Beuth hat für Spiegel Online einen sehr guten und lesenswerten Beitrag verfasst. er berichtet sehr ausführlich über die aktuelle Ausgangssituation in puncto Urheberrecht und wie wir in Zukunft, zum Beispiel durch automatisierte Algorithmen im Internet bzw. speziell den sozialen Netzwerken auch mit vielen Hürden konfrontiert werden könnten.

Upload-Filter und Leistungsschutzrecht

Europa entkernt das Internet

Das EU-Parlament hat die Weichen für ein restriktives Urheberrecht gestellt. Nun drohen der Aufbau einer gigantischen Filter-Infrastruktur und gravierende Beschränkungen des Internets.

Link zum Kommentar auf Spiegel Online

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