An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 7.500 davon sind in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine

Assistenz der Direktion an der Universitätsbibliothek Wien (w/m/d) 

150 Bibliotheks- und Archivwesen  

Besetzung ab: 01.03.2026  | Stundenausmaß:  40,00  | Einstufung KV:  §54 VwGr. II a 

Befristung bis: 02.06.2026

Stellen ID: 5014

Wenn Sie für Ihr Leben gern kommunizieren, strukturieren und organisieren, am liebsten in sinnvollen Projekten arbeiten, dann willkommen in unserem Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Die Universitätsbibliothek schafft mit der Hauptbibliothek, 33 Fachbibliotheken und dem Archiv ideale Bedingungen für Forschung, Lehre und Studium an der Universität Wien. Sie gestaltet Open Science, unterstützt Wissenschaft im digitalen Wandel und fördert durch moderne Lernräume, individuelle Beratung und ein breites Workshop-Angebot Informationskompetenz und wissenschaftlichen Austausch. Sie versorgt Universitätsangehörige und die Öffentlichkeit mit über zehn Millionen Medien aus acht Jahrhunderten. 

Das Büro des Bibliotheks- und Archivwesens unterstützt die Bibliotheksleitung umfassend in allen Verwaltungsbereichen. Die Stelle gelangt auf die Dauer der Abwesenheit eines*einer Mitarbeiter*in, zumindest jedoch bis zum 02.06.2026, mit Option auf Verlängerung, zur Besetzung.

Das machen Sie konkret:

  • Sie arbeiten in der zentralen Servicestelle der Bibliothek, wissen über die administrativen Abläufe Bescheid und stehen ihren Kolleg*innen bei administrativen Themen zur Seite.
  • Sie helfen bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Meetings mit.
  • Sie übernehmen Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, extern) sowie allgemeine administrative Aufgaben wie Bestellungen, Versand, Post, Führung von Inventarlisten, Handkassa, Verwaltung von Zutrittsberechtigungen etc.
  • Sie kümmern sich gewissenhaft um die Ablage und Dokumentation von Schriftstücken. 
  • Sie unterstützen bei diversen Recherchetätigkeiten. 

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

  • Lehrabschluss in einem kaufmännisch-administrativen Lehrberuf (Abschluss im Lehrberuf Archiv- Bibliotheks- und Informationsassistent*in von Vorteil)
  • Berufserfahrung im Bereich Officemanagement (vorzugsweise im universitären/noch besser im bibliothekarischen Kontext) ist von Vorteil
  • Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word und Excel)
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Gute Englischkenntnisse (wünschenswert) 
  • Erfahrung mit digitaler Zusammenarbeit (z.B. MS Teams) ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Den Überblick zu bewahren fällt Ihnen leicht und Verantwortung für Ihre Aufgaben zu übernehmen ist selbstverständlich. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Mit unterschiedlichen Tools und Datenbanken zu arbeiten macht Ihnen Freude und Sie sind bereit, sich laufend in neue Technologien einzuarbeiten. Respektvoller Umgang und konstruktive Zusammenarbeit sind Ihnen ebenso wichtig wie ein positives und motivierendes Arbeitsumfeld.

Das bieten wir Ihnen:

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem Background, in einer lockeren und familienfreundlichen Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.420,90 (14 x jährlich) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

  • Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
  • Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
  • Ausschließlich über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: 

Silvia Paula Hanak  

silvia.paula.hanak@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen. 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 25.01.2026 

Quelle: https://jobs.univie.ac.at/job/Assistenz-der-Direktion-an-der-Universit%C3%A4tsbibliothek-Wien-%28wmd%29/1275057201/ (Stand: 12. Jänner 2026)