Mittlerweile wissen wir, dass Institutionen wie Archive, Bibliotheken, Informations- und Dokumentationseinrichtungen oder Museen, nie alles sammeln können. Daher hat jede einzelne von ihnen, auch abhängig von dem jeweiligen Träger, den eigenen Aufgaben (Zweck) und der zu bedienenden Zielgruppe, einen sogenannten Sammlungsschwerpunkt. Im besten Fall ist klar definiert, was gesammelt wird und in welcher Form. Generell sind natürlich Platz und Budget ausschlaggebend.

Exkurs:
– Beispiele für Träger von ABID-Institutionen: Staat/Bund, Land, Gemeinde, Stadt, Universität, Unternehmen, Verein
– Beispiele für eigene Aufgaben (Zweck): Unterhaltung und/oder Bildung der Bevölkerung, Erhalt von kulturellem Erbe, Dokumentation über die Verwaltung von [Träger], Dokumentation von tagesaktuellen Nachrichten von und über [Träger]
– Beispiele für Zielgruppen: Bevölkerung, Schüler*innen und/oder Studierende von [Träger], [Träger]-Interessierte, Mitarbeiter*innen von [Träger]

Der Ankauf als eine der fünf Erwerbungsarten, spielt je nach Art der Institution, eine mehr oder weniger relevante Rolle, aber zumindest ist er immer mit einer vorangegangenen Entscheidung verbunden: kaufen oder nicht kaufen? In weiterer Folge gilt es diese Entscheidung auch begründen zu können. Ankäufe geschehen, um die vorhandenen Bestände zu vervollständigen oder zu ergänzen bzw. auch Zeitgemäßes zu sammeln und zu dokumentieren. Hierbei ist die Relevanz für die Institution ausschlaggebend.

Am Besten lässt sich die Theorie an dieser Stelle mit der Praxis verbinden, daher folgen nun fiktive Beispiele:

Fiktives Beispiel (Unternehmensarchiv): Ein Unternehmen, das seit 80 Jahren existiert, hat erst kürzlich ein internes Firmenarchiv gegründet. Eine Privatperson hat seit der Jugendzeit rund 50 Werbeplakate von dem Unternehmen gesammelt und möchte diese aus Platzmangel dem Unternehmen um EUR 20.000.- verkaufen. In der Sammlung befinden sich u.a. auch sehr frühe Plakate, von denen das Unternehmen nur wenige besitzt. Aus späterer Zeit würden sich jedoch zahlreiche Mehrfachexemplare wiederfinden. Die Privatperson möchte die Sammlung nur als Ganzes verkaufen und keine Einzelstücke. Für das Unternehmen ist es das erste Mal, dass ihm so etwas angeboten wird.
Warum kaufen oder warum nicht kaufen?

Fiktives Beispiel (Stadtbibliothek/Bücherei): Die Bücher der Harry Potter-Saga sind in der Stadtbibliothek äußerst beliebt und vielfach entlehnt. Es gibt auch die entsprechenden Filme auf DVD, wo aber schon wieder vier Stück kaputt scheinen und sich nicht mehr abspielen lassen. Die letzten drei Jahre sind die Entlehnungen von DVDs sehr stark zurückgegangen. Das Bibliothekspersonal vermutet, dass das an den immer beliebter werdenden Streaming-Diensten liegt.
Warum kaufen oder warum nicht kaufen?

Fiktives Beispiel (Dokumentationszentrum): Ein kleines Dokumentationszentrum sammelt Gedichte aus dem deutschsprachigen Raum. In der aktuellen Ankaufsliste finden sich zwei Gedichtbände, wovon mit dem vorhandenen Budget und Regalplatz nur eines angekauft werden kann. Das eine Buch stammt von einem sehr bekannten Autor, wo es bereits andere Gedichtbände im Bestand gibt, das andere von einer noch unbekannten Schriftstellerin, wo Gerüchte aus dem Verlagswesen besagen, sie sei eine vielversprechende Newcomerin.
Welches Buch soll gekauft werden und warum?

Fiktives Beispiel (Museum): Das Museum sammelt hauptsächlich Spielsachen, darunter z.B. Brett- und Kartenspiele, Sammelkarten und Holzspielzeug. In einem Kunst-Auktionshaus wird aktuell ein Spielzeugauto aus Holz aus den 1960er Jahren um EUR 1.500.- angeboten. Eine Museumsmitarbeiterin stellt mit Hilfe der hauseigenen Datenbank fest, dass bereits viele, ähnliche Spielzeugautos im Bestand sind, aber nicht aus dieser Zeit.
Warum kaufen oder warum nicht kaufen?

Zusammenfassung:
Sammlungsschwerpunkt = Träger + Zweck + Zielgruppe
Ankauf = Sammlungsschwerpunkt + Platz + Budget

Der Grund für einen Ankauf ist abhängig von der Relevanz für die Institution, z.B. Bestände vervollständigen, ergänzen, anreichern.