Hilfe! – die ALMA ist da

ALMA ist eine webbasierte bzw. cloudbasierte Bibliotheksmanagementsoftware der israelischen Firma Ex Libris (Eigentümer ProQuest, USA), mit der sämtliche bibliothekarische Arbeitsabläufe effizient verwaltet werden können.

In den kommenden Tagen bzw. Wochen erfolgt der Umstieg an den ersten österreichischen Universitäts-/Hochschulbibliotheken. Wir sind gespannt!

Alma deckt die Geschäftsprozesse von Selektion und Auswahl von Literatur, den Bestell- und Erwerbungsprozessen, der Etatverwaltung, der Verwaltung von elektronischen und Print-Ressourcen, das Metadatenmanagement, Inventarisierung und Katalogisierung, ein Link-Management, die Ausleihe für Printbestände inklusive Mahnwesen und diverse Statistikmöglichkeiten ab. […]
Der Betrieb von Alma im Bibliothekenverbund wird für Universitätsbibliotheken und weitere öffentliche und private Bibliothekseinrichtungen in Österreich durch die OBVSG [Österreichische Bibliothekenverbund und Service Gesellschaft mbH] organisiert. Die OBVSG ist eine per Gesetz eingerichtete Gesellschaft des Bundes mit dem Auftrag die österreichischen wissenschaftlichen Bibliotheken zu servicieren.
Quelle: https://www.wu.ac.at/fileadmin/wu/s/library/ALMA/AlmaSystembeschreibungWU.pdf, Stand vom 17.08.2017

ALMA ist seit 2012 am Markt und soll den langjährigen Vorläufer ALEPH (Automated Library Expandable Program Hebrew University of Jerusalem, existiert seit 1981) ersetzten. Sie wird als SaaS (Software as a Service) angeboten und die BearbeiterInnen benötigen lediglich einen Internetbrowser, um auf das System zugreifen zu können, im Gegensatz zu den herkömmlichen serverbasierten Systemen.

Zwei besonders interessante ALMA-Aspekte sind eine intelligente Bestandsentwicklung (vorhandenes Budget wird optimal mit Hilfe von Selektions- und Evaluierungsprozessen eingesetzt – Kostenanalysen, Bestandsauswertungen, Nutzungsstatistiken) und eine Open Plattform (durch offene Schnittstellen ist ALMA problemlos in andere Systeme inklusive universitäre Campus-Systeme integrierbar).

In Deutschland fand bereits Anfang des Jahres 2017 ein Softwarewechsel in einigen größeren Bibliotheken statt, u.a. Humboldt Univ. Berlin, TU Berlin, Freie Univ. Berlin und Univ. der Künste (vgl.: https://www.ub.hu-berlin.de/de/ueber-uns/projekte/alma, Stand vom 17.08.2017).

Für den Anfang, haben sich in Österreich, nach einem aufwändigen Vergabeverfahren, rund 14 Bibliotheken für einen Systemwechsel zwischen 2016 bis 2018 entschieden.

Der Umstieg wurde in drei Phasen geplant:

  1. Konzeption: im Vordergrund standen die Spezifikation von Konzeptanforderungen aus den Bereichen der vorhandenen Verbundarchitektur, Normdaten, Datenschutz, Migration bzw. der Parallelbetrieb und konsortiale Funktionen.
  2. Implementierung: zahlreiche Testphasen, Training der BibliotheksmitarbeiterInnen, Überprüfung von Workflows und Dateneingabe/–ausgabe, etc.
  3. Die eigentliche Inbetriebnahme, wobei zu allen Zeiten der Parallelbetrieb mit dem Altsystem ALEPH vollständig gewährleistet bleiben muss – auch nach dem Umstieg.

(vgl.: https://www.obvsg.at/wir-ueber-uns/aktuelles/news/projektplan-fuer-den-umstieg-auf-neues-bibliothekssystem-alma/?tx_news_pi1%5Bcontroller%5D=News&tx_news_pi1%5Baction%5D=detail&cHash=2b4ea9bd749de9557b79f635433bf50f, Stand vom 17.08.2017)

Was bedeutet „ALMA in der Cloud“?
Das bisher eingesetzte Bibliothekssystem wurde auf einem Server in der UB gehostet. Das ist bei ALMA anders und neu. Denn ALMA wird in einer virtualisierten Hardwareumgebung (= Cloud) vorgehalten und dort von der Firma Ex Libris als Anbieter von ALMA administriert. Die ALMA-Cloud befindet sich in einem streng gesicherten Rechenzentrum in Amsterdam. Die „Cloud“ ist zudem abgeschottet und doppelt gespeichert. Es handelt sich um eine „private cloud“ (keine „public cloud“). Die Anwendungsmodule von ALMA werden von der Firma Ex Libris administriert und gepflegt. Die IT-Experten der UB betreuen und konfigurieren ALMA für Anwender und Nutzer. ALMA wird von daher in enger Kooperation zwischen der UB und der Firma Ex Libris betrieben.
Quelle: https://www.ub.hu-berlin.de/de/ueber-uns/projekte/alma, Stand vom 17.08.2017

ALMA vs. ALEPH:

Die neue Software war in vielerlei Hinsicht notwendig geworden. Aleph ist sehr gut für Verwaltung von Druckwerken geeignet, kaum jedoch zur Administration von elektronischen Medien bzw. digitalen Objekten. Weiters sind die Reporting-Funktionalitäten des Altsystems seit jeher mangelhaft und konnten nur durch eine Vielzahl selbständig entwickelter Lösungen einigermaßen ersetzt werden – ein Umstand, der dann freilich problematisch wird, wenn Kennzahlen eine ständig wachsende Bedeutung erlangen. Alma bringt nun alle Vorteile einer modernen Cloud-Software mit sich: Ausfallsicherheit, keine Installation von Servern oder lokalen Programmen, keine Upgrades, sofortige Skalierbarkeit sowie intuitive Bedienung über den Web-Browser beliebiger Endgeräte. Für elektronische Medien (E-Journals und E-Books) steht eine umfangreiche Knowledge Base mit Metadaten zur Verfügung, und während die verbundweite, kooperative Katalogisierung beibehalten wird, können in Alma endlich auch eine konsortiale Erwerbung (besonders auf dem Gebiet der E-Ressourcen) sowie eine bibliotheksübergreifende Entlehnung umgesetzt werden. Nicht zuletzt bietet Alma Analytics ein mächtiges Statistik-Werkzeug.
Quelle: http://www.ub.tuwien.ac.at/projekte_view.php?projekt_id=21, Stand vom 17.08.2017

Da ich selbst nicht mit ALEPH oder ALMA arbeite, würde es mich interessieren, welche ersten Eindrücke ihr von ALMA habt bzw. ob euch ein paar Unterschiede zu ALEPH auffallen? Schreibt es einfach in die Kommentare.

 

Hier der allgemeine Info-Folder von Ex Libris: http://www.exlibrisgroup.com/de/files/Germany/Alma/ALMA_german_final.pdf, Stand vom 17.08.2017

Warum ALMA? Hier eine Lösungsbeschreibung von Ex Libris: http://www.exlibrisgroup.com/de/files/Germany/Produkte/Alma/Warum_Alma_Ein_ueberblick.pdf, Stand vom 17.08.2017

 

3 Kommentare zu „Hilfe! – die ALMA ist da

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