Wer bei Bibliotheken oder Archiven nur an Bücherregale denkt, übersieht die vielen Facetten dieser Orte. Der Beruf der*des Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*in befindet sich in einem modernen und verantwortungsvollen Tätigkeitsfeld, das Organisation, Serviceorientierung, digitale Kompetenz und wirtschaftliches Verständnis miteinander verbindet. Im nachfolgenden Beitrag geben wir einen Einblick, wie das Berufsprofil dieser Ausbildung aussieht und welche fachlichen Kompetenzen es abdeckt.

Die Grundlage für das Berufsprofil des Lehrberufs „Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*in“ bildet die von der Gesetzgebung erlassene Ausbildungsvorschrift. Wenn du einen Blick darauf werfen möchtest, findest du sie hier: BGBl Teil II Nr. 43/2020.

Bestandsmanagement

Im Zentrum der Tätigkeit steht die professionelle Erschließung, Verwaltung und Pflege von Medien, Informationen und Archivgut. Lehrlinge und Absolvent*innen arbeiten mit Archiv- und Bibliothekssystemen, wenden bibliothekarische Regelwerke sowie archivalische Standards an und sorgen dafür, dass Bestände langfristig nutzbar bleiben. Dazu gehört nicht nur das systematische Erfassen und Ordnen hiesiger, sondern auch die Bestandserhaltung: Schäden werden erkannt, geeignete Maßnahmen eingeleitet und Vorbereitungen für die sichere Speicherung oder Langzeitarchivierung getroffen. Auch Aussonderungen sollten verantwortungsvoll geplant und fachgerecht umgesetzt werden.

Darüber hinaus wirken Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*innen aktiv am Bestandsaufbau mit. Sie ermitteln Bedarfe, begleiten Beschaffungsprozesse oder übernehmen Archivgut, kontrollieren Lieferungen und prüfen Rechnungen. Auch Kenntnisse im Bereich Digital Rights Management sind gefragt, insbesondere bei lizenzierten digitalen Medien. Wirtschaftliches Denken und sorgfältiges Arbeiten gehen hier Hand in Hand.

Serviceorientiertes agieren am Arbeitsplatz

Ein wesentlicher Bestandteil des Berufs ist die serviceorientierte Betreuung von Kund*innen. Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*innen beraten professionell über das Dienstleistungsangebot und vorhandene Bestände, unterstützen bei der Nutzung digitaler und physischer Medien und begleiten Rechercheprozesse der Benützer*innen. Sie schreiben neue Nutzer*innen ein, wickeln Entlehn- und Rückgabevorgänge ab und bearbeiten auch Mahn- oder Gebührenangelegenheiten. Dabei sind soziale Kompetenz, Kommunikationsfähigkeit und Sensibilität für interkulturelle sowie inklusive Aspekte besonders wichtig und werden im Laufe der Lehrausbildung in der eigenen Institution bzw. auch im Rahmen diverser Praktika vermittelt.

Über die fachlichen Kompetenzen hinaus sind fachübergreifende Fähigkeiten essenziell. Lehrlinge können und sollen nach ausgiebiger Schulung selbstständig, lösungsorientiert und qualitätsbewusst arbeiten. Des Weiteren berücksichtigen sie ökologische Aspekte ihres Handelns, achten auf Arbeitssicherheit und halten rechtliche Vorgaben, auch in Bezug auf die Zugänglichmachung der Bestände, ein.

Office-Management

Neben den bibliothekarischen und archivischen Kernaufgaben lernen Lehrlinge innerhalb ihrer Ausbildung auch organisatorische Tätigkeiten im Office-Management. Sie führen Schriftverkehr, kommunizieren telefonisch oder digital mit internen und externen Ansprechpartner*innen, koordinieren Termine und organisieren Besprechungen. Gleichzeitig beteiligen sie sich am Außenauftritt der Einrichtung, indem sie unter anderem Websites aktuell halten, Beiträge für soziale Netzwerke verfassen oder einfache Kennzahlen erheben, z. B. zum Vergleichen der Entlehnzahlen der Vorjahre, und werten diese anschließend aus.

Auch betriebswirtschaftliche Grundlagen sind Teil des Berufsbildes. Dazu zählen Arbeiten im Rechnungswesen wie die Organisation und Prüfung von Belegen oder die Mitwirkung am Zahlungsverkehr. Diese Aufgaben erfordern Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein. Des Weiteren werden die Grundzüge der Beschaffung von Büro- und Raumausstattung gelehrt, wodurch Lehrlinge und künftige Absolvent*innen in den jeweiligen Institutionen vielseitig einsetzbar sind.

Fragen?

Wir hoffen, wir konnten Dir einen umfassenden Einblick in das Berufsprofil des Lehrberufs „Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*in“ geben. Falls Du noch weitere oder andere Fragen hast, kannst Du uns gerne jederzeit kontaktieren oder uns auf der Berufsinfo-Messe BeSt in Wien besuchen!

BeSt Wien – Beruf, Studium, Weiterbildung
12. März 2026 – 15. März 2026
Messe Wien, Halle C